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Sehr geehrte Damen und Herren,
wir habe eine GmbH neu gegründet. Ein befreundeter Rentner hat uns zur privaten wie geschäftlichen Nutzung seinen 13 Jahre alten PKW leihweise auf unbestimmte Zeit überlassen. Eine bestimmte Miete müssen wir NICHT zahlen. Wir müssen nur sämtliche Kosten der Nutzung tragen, d. h. Treibstoff, Reparaturen, Wäsche, Ersatz- u. Verschleißteile. Er will unbedingt Eigentümer des PKW bleiben. Zu ca. 90% nutzen wir den PKW geschäftlich.

Zur Zeit buchen wir pauschal 0,30 €/km mit Fahrtenbuchnachweis als Ausgaben an einen imaginären Kreditor. Dieses "Buchgeld" wollen wir eigentlich zurücklegen für zukünftige Reparaturen, die durch Abnutzung zu erwarten sind. Auf gar keinen Fall möchte der Rentner und PKW-Eigentümer dieses Geld oder ein anders Entgelt als Einkommen versteuern oder auch nur eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen.

In welcher Form können wir die Kosten der geschäftlichen Nutzung dieses PKW steuerlich am günstigsten für uns als Betriebsausgaben ansetzen?

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Sehr geehrter Fragesteller,

vielen Dank für Ihre Frage. Bitte beachten Sie, dass meine Antwort im Sinne einer Erstberatung erfolgt und nur die von Ihnen gemachten Angaben berücksichtigen kann.

Ihre bisherige Buchungsweise halte ich unter verschiedenen Aspekten für riskant bzw. nicht zulässig. Sie stellt eine unzulässige Vermischung verschiedener Gestaltungen dar. Schon gar nicht entsteht auf diesem Kreditor ein irgendwie nutzbares Buchgeld. Würde man darin eine falsch gebuchte Rückstellung sehen, wäre dies eine sowohl handels- als auch steuerrechtlich unzulässige Aufwandsrückstellung. Im einfachsten Fall wäre es in Anlehnung an Lösung 1 eine Verbindlichkeit Ihnen gegenüber, im schlimmsten Fall würde möglicherweise sogar eine verdeckte Gewinnausschüttung daraus.

Aus meiner Sicht ließen sich für Sie zwei mögliche Lösungsszenarien konstruieren:

1. Lösung:
Der angesprochene Rentner stellt Ihnen das Fahrzeug privat zur Verfügung. Soweit Sie mit dem Fahrzeug für die GmbH Fahrten unternehmen, können Sie diese als Reisekosten im Rahmen der für Reiskosten geltenden Regelungen, mit der GmbH abrechnen. Alle Kosten des Fahrzeugs sind dann zwar privat von Ihnen zu tragen (die GmbH kann diese nicht als Betriebsausgaben buchen), dafür erhalten Sie von der GmbH aber die Reisekostenerstattungen, die für die GmbH dann Betriebsausgaben darstellen. Ein Nachteil dieser Lösung könnte sein, dass kein Vorsteuerabzug aus den Fahrzeugkosten möglich wird. Der Vorteil dürfte sein, dass sich diese Lösung leichter verwalten lässt.

2. Lösung:
Sie unterstellen, dass die GmbH das Fahrzeug anmietet. Der Mietzins beträgt in diesem Falle eben EUR 0,00. Hier sollte dann aber ein Mietvertrag mit unentgeltlicher Überlassung geschlossen werden. Dann können Sie alle anfallenden Fahrzeugkosten (laufende Kosten wie Benzin, Reparaturaufwand, ggf. Versicherung und KFz-Steuer etc.) soweit diese von der GmbH zu tragen sind (sollte im Mietvertrag geregelt werden), als Betriebsausgaben mit entsprechendem Vorsteuerabzug (ordnungsgemäße Rechnungen vorausgesetzt) geltend machen.

Die GmbH stellt Ihnen dann das von Ihr angemietete Fahrzeug zur Verfügung. Da Sie eine nur 90%ige betriebliche Nutzung erwähnt haben, ist dies dann nach den Regeln der privaten Kfz-Nutzung im Rahmen der Gehaltsabrechnung zu behandeln. Das bedeutet entweder Anwendung der 1%-Regelung oder Nachweis der betrieblichen Fahrten über ein Fahrtenbuch mit entsprechender Kostenaufteilung. In jedem Fall muss es zu einer Versteuerung (ertrag- wie umsatzsteuerlich) des privaten Nutzungsanteils kommen.

Anmerkung: In beiden Lösungsansätzen gehören die Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte zum privaten Teil, im zweiten Fall ggf. mit der Möglichkeit einer pauschalen Versteuerung auf Seiten der GmbH.

Ich hoffe, die Ausführungen haben Sie weitergebracht, anderenfalls nutzen Sie bitte die Möglichkeit des Nachfragens.


Mit freundlichen Grüßen


Bernd Raue
Steuerberater

Bitte beachten, es gelten eine Haftungsbeschränkung von EUR 1.000.000,00 sowie meine AGB als vereinbart.

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