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Frage geschrieben am 14.11.2014 21:20:06

Betreff: Onlineshop beleglose Buchhaltung, ohne OPOs Führung


Rechtsgebiet: Buchführung
Einsatz: € 35.00
Status: Beantwortet
Hallo,
Kurz zusammengefasst:
- Kap. Gesellschaft
- OPOs über Warenwirtschaft
- ER gescannt und teilweise vor gebucht per Excel
- Onlineshop mit zumeist PayPal etc.

Ist:
- die kosten für Einzel Buchung des Steuerberaters sind für das Geschäftsmodell zu hoch
- ER sowie AR sind digitalisiert und Daten konform für den import vorhanden, jedoch muss der opos Abgleich immer noch manuell durchgeführt werden

Soll:
- keine manuellen Buchungen für ER und AR nötig, nur restliche Buchungen manuell
- keine kosten für opos Abgleich

Fragen:
- wie ist es möglich, dass kein opos Abgleich beim SB manuell durchgeführt werden muss, da jede Zahlung sowieso mit der Warenwirtschaft abgestimmt wird?

- PayPal: kann PayPal nicht einfach als normales Bank Konto betrachtet werden? Der Differenz Betrag zur auszahlung als Kontoführung?

- Konto Abgleich: muss eine Zahlungs Abgleich manuell durchgeführt werden? Die Bank Software kann die Zahlungen auch exportieren.

- Kassenbuch: die Warenwirtschaft ist auch in einem POS im Einsatz. Dabei wird bei einer Barzahlung die Zahlung in der Warenwirtschaft gesetzt, am Monatsende per Excel exportiert. Ebenso werden die ausgaben in eine Excel Liste eingetragen. Ist es hier nicht möglich diese Daten einfach zu importieren? Ist dieser Vorgang so gesetzlich zulässig?

Danke



Antwort geschrieben am 18.11.2014 11:34:41
MScBM Ralf Wittrock
Scharnhorststraße 14, 48151 Münster, Tel: 0251 20318118, Fax: 032 121277650
Steuerberatung
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Sehr geehrter Fragesteller,

gerne beantworte ich Ihre Frage zur Buchführung Ihres Onlineshops im Rahmen einer Erstberatung unter Berücksichtigung der Vorgaben dieser Plattform und Ihres Einsatzes.

Zunächst ein kurzer Kommentar zu dem von Ihnen geschilderten Soll-System: Es ist nach unserer Erfahrung möglich, einen großen Anteil der Buchungen eines Shops automatisiert zu buchen. Der Anteil ist natürlich von den konkreten Verhältnissen abhängig. Umstände, die ein solches System komplexer und damit aufwändiger machen, sind die Art und Anzahl der verwendeten Bezahlsysteme (verschiedene Banken, Sofortüberweisung, Paypal, Zahlung per SMS, Zahlung per Rechnung usw.) oder auch die Art und Anzahl der vorkommenden Umsatzsteuerfälle (B2B, B2C, Lieferung nur Deutschland, EU-weit oder weltweit, elektronische Dienstleistungen usw.).

Zu Ihren Fragen im Einzelnen:

- Damit die Ausgangsrechnungen automatisch mit den Zahlungen auf dem Bankkonto oder Paypal zugeordnet werden können und somit automatisch gebucht werden können, muss jedem Geschäftsvorfall ein eindeutiges Ordnungskriterium zugeordnet sein, das bei der Bezahlung wieder vorkommt. Das ist in der Regel eine eindeutige Transaktionsnummer oder die Rechnungsnummer. Die Ausgangsrechnungen werden dann in der Buchhaltung mit z.B. dieser Transaktionsnummer, die vom Onlineshop bzw. der Warenwirtschaft erzeugt wurde, eingelesen.
Der Ausgleich der entstehenden Offenen Posten erfolgt automatisch, indem die Bankdaten bzw. die Paypal Daten ebenfalls elektronisch eingelesen werden. Die Bank- oder paypal- Daten können als csv- bzw. Excel-Dateien eingelesen werden.

- Paypal wird, wie Sie es beschreiben, als normale Bank behandelt. Die jeweils pro Bezahlvorgang ausgewiesenen Gebühren sind Kosten der Kontoführung und werden entsprechend gebucht.

- Die Bank- wie auch die Paypal-Daten werden elektronisch eingelesen. Der OP-Ausgleich kann automatisch in der Buchhaltungssoftware erfolgen. Dafür muss das eindeutige Ordnungskriterium vorhanden sein (Transaktionsnummer). Es werden dabei immer einige Zahlungen übrig bleiben, die nicht eindeutig zuordenbar sind. Diese müssen dann manuell ausgeglichen und gebucht werden, ein gewisser Nachbearbeitungsaufwand entsteht in der Praxis somit immer.

- Das Kassenbuch lässt sich ohne weiteres ebenfalls elektronisch als csv- oder Excel-Datei einlesen. Die Verknüpfung zur Warenwirtschaft muss dabei berücksichtigt werden. Wie das aussieht, hängt von der eingesetzten Warenwirtschaft und dem Kassensystem ab. Diese Form der elektronischen Verarbeitung ist nicht verboten.

Zu den Eingangsrechnung: Auch diese können bereits vorkontiert z.B. als Excel-Liste eingelesen werden, das macht vor allem bei gleichartigen Geschäftsvorfällen (viele Rechnungen von wenigen Lieferanten).

Ich hoffe, Ihre Frage zu Ihrer Zufriedenheit und verständlich beantwortet zu haben. Wenn noch Unklarheiten bestehen, nutzen Sie bitte die Nachfragefunktion.

Freundliche Grüße,
Ralf Wittrock, MScBM
Steuerberater

Tel.: +49 251 20318118
ralf.wittrock@rw-up.de
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