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Frage geschrieben am 10.10.2014 18:58:43

Betreff: Änderung des Systems zur Vergabe der fortlaufenden Rechnungsnummer


Rechtsgebiet: Umsatzsteuer
Einsatz: € 25.00
Status: Beantwortet
Sehr geehrte Damen und Herren,

als kleines Unternehmen nutze ich seit Beginn meiner Tätigkeit ungünstigerweise folgendes fortlaufende Prinzip bei der Vergabe meiner fortlaufenden Rechnungsnummern:
0000001
0000002
0000003
etc.

In diesem Jahr habe ich wegen geringerer Auftragseingänge bereits gemerkt, dass dies sehr ungünstig ist, da meine Kunden bei Folgerechnungen die Anzahl der zwischenzeitlichen Aufträge erkennen können.

Ist es steuerlich ok, wenn ich das alte Rechnungsnummervergabesystem ganz aufgebe und zu Beginn des Folgejahres zu einem neuen, datumsbezogenen Vergabesystem wechsle, heißt, im Januar mit einem ganz neuen, fortlaufenden System, z.B. Jahr-Monat-Tag-01
2015-01-02-01 (erste Rechnung vom 02.01.2015)
2015-01-02-02 (zweite Rechnung vom 02.01.2015)
etc. weitermache.

Könnte ein Steuerprüfer bei einem solchen Wechsel des Vergabesystems dann die Einmaligkeit der Rechnung bemängeln oder mir unterstellen, dass Rechnungen fehlen bzw. die Nummernvergabe nicht lückenlos erfolgt ist?
Was könnte ich tun, um diesen Verdacht ggf. zu beseitigen?
Vielen Dank für Ihre Info.


Antwort geschrieben am 11.10.2014 12:52:46
Ingo Kneisel
Potsdamer Str. 148a, 33719 Bielefeld, Tel: 0521/9242021, Fax: 0521/9242020
Steuerberatung, Einkommenssteuer, Erbschaftssteuer, Umsatzsteuer, Unternehmenssteuern
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Sehr geehrter Fragestellerin

im Rahmen einer Erstberatung und unter Berücksichtigung Ihres Einsatzes und den von Ihnen gemachten Sachverhaltsangaben, möchte ich Ihre Fragen gerne im Nachstehenden wie folgt beantworten:

Grundsätzliches:

Die Grundsätze der ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) schreiben vor, dass es keine Buchung ohne Beleg geben darf. Ein typischer Beleg ist die Rechnung.

Hier gibt es u.a. umsatzsteuerliche Anforderungen, worin festgelegt wird, dass eine fortlaufende Rechnungs-Nummer zu vergeben ist, die zur Identifizierung der Rechnung dient. Zu beachten ist, dass diese Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird und dass die Vergabe lückenlos erfolgt.

In Ihrem Falle, ist es nun so, dass Sie einen neuen Nummernkreis aufmachen wollen.

Die OFD Koblenz führt Folgendes hierzu aus:

Nach deren Auffassung aus 2008, müssen Rechnungen keine zahlenmäßige Abfolge haben, es können auch Buchstaben und nicht aufeinander folgende Ziffern oder Codes verwendet werden. In der OFD Verfügung wurde klargestellt, dass eine fortlaufende Rechnungsnummer nicht erforderlich sei. (OFD Koblenz, Verfügung vom 14.7.2008, Az. S 7280 A – St 445; Abruf-Nr. 083109).

Hier ein Textauszug aus der Verfügung, die allerdings i. S. Vorsteuerabzug erging:

Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG enthaltene Pflichtangabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung macht keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend, da es lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer geht. Die Anforderungen an die Rechnung sind vor dem Hintergrund zu interpretieren, dass es um die Verhinderung eines ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs geht. Diesbezüglich reicht die Einmaligkeit der Nummerierung aus ( Abschn. 185 Abs. 10 UStR ).

Mit gewollten Lücken zwischen den Rechnungsnummern wird in der Praxis häufig gearbeitet um z. B. für Kunden kein Muster erkennbar werden zu lassen. Rückschritte beim Zählen sind ebenfalls möglich, solange Sie keine Rechnungsnummer doppelt vergeben.

Seit 01.11.2010 gilt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, der die bisherigen Richtlinien ablöst. Hier ist nun im Abschnitt 14.5 Abs.10 Satz 4 der Sachverhalt so geregelt, dass eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend erforderlich ist.

Ich denke, es kommt im Ergebnis darauf an, wie Sie dem später irgend wann einmal auftauchenden Prüfer vom FA das Fehlen, Überspringen oder irgend ein anderes System erklären und es plausibel machen.

Bitte dokumentieren Sie Ihre geplantes Vorhaben genau. Wichtig ist in jedem Fall, dass weder Rechnungsnummern doppelt vergeben werden oder offensichtlich ohne ein erkennbares System, ganz fehlen.

Ich hoffe Ihre Anfrage richtig verstanden- und ausreichend beantwortet zu haben. Sollten Rückfragen bestehen, nutzen Sie bitte gerne die Nachfragefunktion.


Mit freundlichen Grüßen




Ingo Kneisel
Steuerberater
vereidigter Buchprüfer

Potsdamer Str. 148a, 33719 Bielefeld
Telefon (0521) 92420-0
E-mail: info@ingo-kneisel.de
Internet: www.ingo-kneisel.de


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